如何提高10倍工作效率

我一直对顶尖表现者感到惊叹。我问自己这些人是怎么做到的，为什么他们比别人更出色。于是，我开始进行更多的研究，并直接与其中一些人交谈。最终，我成功地找到了一些顶尖表现者作为我的导师，并最终成为其中之一。我了解到，他们并不比别人更好，但他们使用了一些能帮助他们取得更大成就的技巧。

以下是一些你可以每天使用的提高效率的技巧，以达到你无法想象的10倍成果。

专注做一件事情

顶尖表现者和其他人的一个主要区别是，顶尖表现者不会同时处理多个任务。科学已经证明，我们的大脑无法同时处理多个任务，即使我们试图这样做，我们也会浪费很多时间去专注于另一个任务。

我们可以通过在一天的早些时候在日历中安排时间块来实现这一点，这时我们的精力最充沛，用于做一些事情，并保持专注。尽量不要管理你的时间；管理你的精力。让自己至少有2-3个小时的深入工作时间，因为你需要20-30分钟来进入流程状态（一天最多可以工作4小时）。为每个工作时间块设定一个目标，并将其分解为可执行的任务。只专注于一件任务。将下午的时间留给会议或其他重复性或行政性任务。批量处理类似的任务并集中处理它们。当你完成一项工作时，用你喜欢的活动来奖励自己（是的，也将这个放入日历中）。

这种单任务处理方法不仅会带来更高质量的工作和更好的问题解决能力，还会减轻压力和智力疲劳，促进成就感和保持一天的高生产力。

使用艾森豪威尔矩阵为任务设置优先级

我们首先需要明白紧急不同于必要！

紧急任务需要立即处理，而重要任务意味着这些活动有一个能帮助我们实现目标的结果。这里的必要之处在于区分“紧急”和“重要”任务。

为了做到这一点，你可以使用艾森豪威尔矩阵。它是一个简单的决策工具，帮助你区分重要、不重要和不紧急的任务。它将任务分为四个区块，排列出你应该首先关注哪些任务，哪些任务应该委派或删除。

艾森豪威尔矩阵最早是在第二次世界大战期间担任五星将军的美国第34任总统德怀特·D·艾森豪威尔提出的，他说：“我的问题分为两种，一种是紧急但不重要的事情，一种是重要但不紧急的事情。”

艾森豪威尔的观点启发了史蒂芬·柯维，他是《高效能人士的七个习惯》的作者，他创造了现在著名的任务管理系统——柯维时间管理矩阵。它带来了诸多好处，比如提高生产力、养成清晰的习惯和更好的工作与生活平衡。

当你得到一个任务时，你将其放入四个象限之一：

*重要且紧急（应做）：**这个任务需要立即处理，意味着“立刻做起来”（例如，可以在2分钟内完成的任务）。它可能是回应重要电子邮件，完成一个客户项目，向团队升级，应急情况等等。
*重要但不紧急（计划）：**这些任务没有固定的截止日期，但可以帮助你实现长期目标。你需要在这里花费最多的时间。评估并安排它们。这些活动通常包括战略规划、教育和锻炼等。
*不重要但紧急（委派）：**这些任务必须完成，但通常会消耗你的精力。尽量委派它们，因为它们并不重要。此类活动的例子包括回应不重要的电子邮件、提前准备餐食、漫长的电话或没有明显目的的会议。
*不重要且不紧急（删除）：**这些活动只会让你偏离目标，并没有为你的价值增添任何东西，例如观看电视、浏览Facebook等。尽量限制它们。

所以，关键是通过优先处理重要任务并对不重要和不紧急的任务说“不”来专注于正确的任务。

这里还有另一个你可以使用的框架，影响-工作量矩阵。在这个矩阵中，你可以根据任务的潜在影响和实施所需的工作量对任务进行排序。评估一个行动方案实现特定项目目标的能力通常用于评估其影响。测量所需的时间、金钱或其他资源。使用影响工作量矩阵可以比较各种行动的相对结果和工作量，以确定哪些行动最有可能成功。当我们创建一个矩阵时，我们希望专注于对结果影响大、工作量小的事物，而不希望选择需要增加工作量但影响小的事物。

还有其他一些优先级方法，如RICE、ABCDE、MoSCoW优先级等。

使用GTD方法让一切有条不紊

我们都需要在下一步和优先级方面的帮助。所以，Getting Things Done (GTD)框架来帮助。大卫·艾伦在1990年代开发了这个框架。GTD的主要思想是，通过将任务和承诺从你的脑海中记录到受信任的系统中，你可以减少压力，增加生产力，并释放出专注于更重要事务的心智空间。

以下是GTD系统的重要组成部分：

收集：这是收集你所有关注事项的过程。它可以是来自电子邮件、思考、想法、任务或项目的任何东西。目的是将所有这些都写下来放在“受信任的系统”之外，以减少认知负荷。
澄清：在这个步骤中，你需要处理你收集到的事项。这包括决定该事项是否可以进行。如果不可操作，你可以丢弃它，将其暂存以备未来可能的行动，或将其归档为参考。如果是可行的行动，而且可以在两分钟内完成，你应该立即执行它。否则，你可以委派它或推迟它。
组织：一旦确定了你需要做什么，你就可以组织这些任务。这可能涉及将它们分配给特定项目，安排在日历中，或将它们放在“下一步行动”清单上。
反思：这涉及定期审查你的系统，以确保它与你的承诺和目标保持最新和一致。艾伦建议每周进行一次回顾，清理、更新和修订你的清单。
投入：这就是实际执行任务。有了一个组织良好且更新的系统，你可以自信地在任何时刻选择要做的事情。

此外，大卫·艾伦强调使用基于上下文的任务列表。例如，有些任务只能在电脑上完成，而其他任务可能在旅行时完成。通过根据任务的上下文分组，你可以更高效地处理它们。

所以，实践中或通过使用工具如下：

目标——在这里，我们将我们所想到的想法都放入这里。将脑海中的每个任务、愿景或承诺都写下来，无论大小与否。当你在这里添加任务时，问自己这是否是可以操作的。如果答案是否定的，则应该删除它或将其添加到某一天/或许列表中。如果它在生理可见的意义上是可行的操作，你可以将其移动到下一步行动列表中。
下一步行动——这是最重要的部分，我们可以在任何时刻选择要做的所有事情。在确定下一步行动时，考虑它是否需要少于两分钟。如果是，立即完成（两分钟法则）。如果一项工作需要不到两分钟的时间，与它之间进行的跟踪相比较麻烦。如果需要超过两分钟的时间，如果可能的话，将其委派，如果不行，则将其放入 等待中 列表或 下一步行动 列表。在此过程中，你可以使用 艾森豪威尔矩阵 来帮助你了解你应该立即做什么、委派什么以及删除什么。
等待中——这是你将任务委派给别人或等待回复的清单。
项目——这是我们将需要进行多个行动的任务放置的地方，也就是将活动分组。它是一个简单的项目清单，有两个或更多个步骤。确保下一步行动清单中至少有一个项目中的行动。
某一天/或许——这是你将想法放入其中，而没有具体的行动。这些是你以后想追求的东西，但现在需要更多时间。

你可以使用任何任务管理应用程序来实施这种方法，例如**Todoist、Microsoft To-Do**等。

如何处理帕金森定律

帕金森定律指出，工作会随着可供完成的时间的增加而扩张。不幸的是，这意味着我们通常倾向于拖延我们需要填满一天的工作，甚至加班。所以，最终我们比我们本可以做的事情少。

为了对抗这一点，我们可以使用番茄工作法。它是一种简单而有效的提高生产力和专注力的方法，通过将工作分成25分钟的时间段，之间有短暂休息。

使用番茄工作法的步骤如下：

选择一个任务开始工作为今天的任务定优先级，选择第一个任务。然后，试着首先解决早上最具挑战性的任务。
设置一个25分钟的定时器并开始处理任务。
工作直到定时器响起。然后，专注于手头的任务直到定时器响起。在此期间避免分心，如查看手机或浏览互联网。
休息一下。当定时器响起时，休息5分钟。利用这段时间伸展一下、拿点零食，或做其他与工作无关的事情。
重复。休息后，再次设置一个25分钟的定时器并继续处理任务。重复这个周期，直到你完成了四个25分钟的时间间隔，然后休息15-30分钟。

我们还可以使用一些工具来帮助我们，比如**Mariana Timer或Pomello**。

如何战胜拖延症

无论我们想做什么，总会有更重要的事情。我们将它放入我们的待办清单中，有时还配有提醒，然后当提醒我们时，我们将它推迟到另一天，直到我们忘记它。所以，它朝这个方向前进，一个拖延的方向。是的，我们想做些事情，但我们需要更好地了解这里发生了什么以及我们可以做什么。

吉姆·罗恩最初提出这个术语，后来由约翰·马克思韦尔等人进一步发展。这就是所谓的愈后减弱法则，它说：“当你决定采取行动时，热情变得越来越小。”而这个法则就是我们拖延的原因。

那么，我们可以采取什么策略来对抗它：

尽可能立即行动。如果有一些你需要做的事情很小的话，这一点非常重要。为什么我们需要立即做它？因为随着时间的推移，你采取行动的意图和动力会逐渐减弱。有时，我们会感到害怕或不知道下一步应该是什么。花时间澄清并制定计划，如果不能，那就采取下一步，其他步骤可能自然而然地出现。
今天做一些小事。花时间和精力投入到你的目标中，因为你在任务上投入的努力会随着时间的推移而增加（复利效应定律）。所以选择一个你想完成的任务，找到一小块有意义的工作，并在今天完成。为什么这也很重要？当你开始做某件事时，你的大脑会在背景下进行无意识的处理，而在散步、睡觉等时候会释放出来。这就是为什么我们在预期之外的时刻会有“啊哈”时刻。它也会激励我们，因为我们有进步的感觉，一旦我们投入了时间，我们就不太可能放弃。
首先做最重要的工作。如果我们有很多事情要做，不知道应该重点关注什么，我们可以使用艾维·李法，一种很好的提高生产力的技巧。它的工作方式是选择5-6个任务在明天要完成，并对它们进行排名。然后，只关注第一件任务，直到完成，然后进行下一件任务，依此类推。在每天结束时，计划第二天。如果我们需要帮助排序，可以使用艾森豪威尔矩阵。

做每周回顾

我们有年度、月度、周度甚至每日的目标，如果我们组织得好。我们已经成功将一些计划转化为日常习惯，这是一个改变游戏规则的方法。然而，有些目标不值得追求，而我们专注于更小和不重要的任务，或者对我们的行动感到满足。

纠正这一点的方法是通过每周对工作进行调整，重复每周回顾的方法。通过每周回顾，我们可以停下来，暂停一下，思考我们的目标，并对我们的待办事项列表进行控制。

哈佛商学院的一项研究表明，如果我们反思已经完成的事情，我们可以更好地学习。这就像实现我们的目标一样，通过冥想，我们更快地前进。通过每周回顾，我们更多地了解自己（例如，在一天中你精力更充沛的时间），并不断改进（我们衡量和追踪进展）。

你可以以多种方法进行每周回顾，这是我更喜欢的一种方法：

在星期天晚上进行每周回顾 – 我通常花大约20-30分钟的时间来回顾前一周并计划接下来的一周。你可以在星期五下午或其他任何你喜欢的时间进行。
按照我的清单进行回顾 – 我问自己不同的问题，比如：我的五个成就是什么、我做得好的地方、我需要改进的地方，下周我如何变得更好？例如，我可以重新安排我的日历（例如以批处理的方式工作）吗？这里的重要的是尽可能客观（尽量不偏不倚和诚实）和善待自己。例如，如果你没有做某件事，不要觉得自己不好，而是思考出了什么问题，并计划一个更富有成效的下周。
开始计划下一周 – 我检查下周的目标。我想要实现的前三个优先事项是什么？我所做的一切是否有助于实现我的目标？有哪些潜在的障碍，我可以做些什么来克服它们（如果有阻碍因素，则是继续前进的指示）？我继续使用GTD的方法来执行我的计划。

作为一个额外的步骤，我可以推荐进行**日记记录**。你可以每天在固定的时间做一次，这将帮助你在下次进行每周回顾时发现可能性、思考和想法。

一些额外的建议

除了以上的建议，还有一些其他的建议对每个人都可能有所帮助：

在前一天晚上或早上立即修改每日日程表。在这里，我对我的清单进行排序，并选择我想在明天完成的一个重要任务。当然，可能还有更多的任务，但你拥有的越少越好。
不只是考虑，也要去行动。我们经常会想很多事情，但却什么都不做。我们需要行动，因为只有行动才是唯一重要的。始终专注于20%的重要事情（帕累托法则：20%的事情产生80%的结果）。这也可以帮助团队确定他们的努力的优先级。
默认情况下拒绝一切，尤其是会议- 是的，在有着开会文化的大公司中，这非常困难。尽量将你的会议标记为值得参加的，然后决定是否参加下一次会议。并且在对于对你的生活没有价值的事情上没有默认情况。
自动化一切可能的事情。尝试使用不同的工具来自动化一切你可以自动化的事情，尤其是那些重复性的任务。
时间盒。如果待办清单或GTD对你来说不起作用，可以尝试时间盒。这是一种基于日历的系统。如果你需要做某事，花些时间（例如四个小时）并把它放在日历上。尽量将类似的任务捆绑在一起，减少任务之间的上下文切换。
尝试时间分块。尝试将你的日历划分为特定任务，这样你可以更加有意识，并避免分散注意力。这意味着你可以在日历内部有固定的、灵活的和临时任务。
使用记事系统，比如Second Brain，使你更加有组织。你可以在那里放置需要记住的东西，并在以后轻松找到它们。
保持良好的睡眠和锻炼。 最后但并非最不重要。这是对生产力影响最大的因素。通常，保持身心健康需要7-8个小时的睡眠。此外，尽量健康饮食，并进行一些体育活动。例如，定期散步可以产生很好的效果，正如科学研究所显示的那样。
做一些放松的事情。尝试一些正念技巧，比如冥想。这将帮助你更快地进入流程状态，并更好地了解自己。

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